Definisi Front office department

Front Office Department pada dasarnya merupakan bagian dari Room Devision. Room Devision adalah department utama dihotel yang membawahi Front Office dan Housekeeping department. Pada momen ini kita akan membahas mengenai Front Office department. Front office terdiri dari 2 kata yaitu Front yang berarti Depan dan Office yang berarti Kantor, Jadi front office merupakan kantor depan atau bagian yang terdepan.

Namun Pengertian Front Office adalah salah satu department yang ada dihotel yang mempunyai tanggung jawab atas penerimaan pemesanan kamar, melakukan prosess check in (kedatangan) & check out (keberangkatan) dan merupakan department yang ada paling depan di hotel. Selain itu Front Office merupakan Department yang menjadi First Impression of the hotel (kesan pertama tamu saat datang pertama kali di hotel) dan menjadi The last Impression (kesang terakhir tamu sebelum mereka meninggalkan hotel) jadi front office harus mampu memberikan pelayanan yang sangat baik dan bisa membuat tamu merasa nyaman.

Apakah tugas dan tanggung jawab dari Front Office department?

II. Tugas tugas  dan tanggung jawab dari front office department meliputi:

1. Menerima dan menangani pemesanan kamar oleh calon customer (handling reservation)

2. Melakukan Reconfirm reservation

3. Menangani kedatangan dan keberangkatan tamu (handling check in & check out)

4. Mengurus Bill pempayaran tamu selama menginap di hotel

5. Meminta Deposit

6. Memberikan pelayanan informasi (Giving Information to the guest)

7. Membuat laporan mengenai Hotel Occupency

8. Bertanggung jawab atas kelancaran operasional di Front office

9. Menangai Keluhan keluhan tamu yang menginap di hotel (Handlng Guest Complaint)

10. Menangani Barang bawaan tamu

Selain tugas dan tanggung jawab tersebut front office department juga terbagi atas beberapa sections atau seksi seksi yang terdapat di Front Office Department antara lain:

1. Reservation

2. Reception

3. Concierge

4. Operator

5. Front Office Cashier

Sekian sekilas informasi mengenai pengertian dari Front Office dan Tanggung jawab dari Front office department. Diharapkan informasi yang telah tertera diatas bisa menjadi sumber pengetahuan baru yang bermanfaat.

Definisi Dari Front Office Dept : 

Adalah merupakan departemen yang bertanggung jawab atas penjualan kamar hotel berdasarkan cara yang sistematik melalui reservuuasi hingga penyerahan kamar kepada tamu hotel dan memberikan pelayanan informasi kepada para tamu hotel 

mereka berada dan menginap dihotel . Dapat dilihat dari definisi diatas bahwa kantor depan merupakan departemen yang memiliki peranan sebagai penjual kamar dan secara langsung

merupakan sumber pendapatan utama setiap hotel. Departemen memberikan layanan yang penuh kepada tamu dari sebelum tamu menginap, saat kedatangan tamu, selama tinggal di hotel, dan saat hendak meninggalkan hotel.
Fungsi Dan Tujuan Kantor Depan :

Kantor Depan adalah cermin dari kualitas hotel untuk pertama kali bagi tamu saat memasuki suatu Hotel, untuk itu kesiapan, kesigapan, ketepatan serta kemampuan semua karyawan di bagian kantor depan
dalam menjalankan fungsi tugas dan tanggung jawabnya sangatlah menentukan dalam memberikan impresi baik maupun kurang baik atau buruk pada para tamu Hotel sebelum para tamu tersebut mendapatkan
pelayanan dan pengalaman yang lainnya saat mereka dating untuk menginap maupun tidak di suatu Hotel. Ingat ada dorongan motivasi berupa slogan bagi karyawan kantor depan sebagai berikut :

“Mungkinkah kita mendapatkan kesempatan kedua untuk memberikan image yang baik kepada para tamu kita “.

front office secara operasional berhubungan dengan tamu dan area kerjanya tidak jauh dari lobby, daerah yang paling ramai hilir mudik tamunya, oleh sebab itu bagian ini disebut dengan bagian Kantor depan atau Biasa di sebut dengan front office. Kantor depan hotel merupakan salah satu bagian dari hotel yang paling penting dalam hal mewujudkan tujuan yang akan dicapai oleh hotel. Tujuan dari kantor depan hotel adalah sebagai berikut:

• Meningkatkan jumlah tamu langganan
• Meningkatkan tingkat hunian kamar serta pendapatan hotel dari tahun ke tahun
• Memenuhi kebutuhan dan kepuasan tamu secara baik, tepat dan cepat kepada tamu
• Membentuk citra hotel yang positif    

 Kantor depan hotel memiliki fungsi dalam mewujudkan tujuan dari hotel, fungsi tersebut 

dilakukan oleh petugas kantor depan sehari-hari, adapun fungsi-fungsi tersebut adalah 

 Menjual kamar, kegiatan yang dilakukan antara lain: 

1. Memberikan informasi mengenai seluruh produk, fasilitas, pelayanan dan aktivitas yang ada di hotel maupun diluar hotel
2. Mengkoordinasikan kepada bagian lain yang terkait dalam rangka memenuhi keinginan tamu serta memberikan pelayanan yang maksimal
3. Melaporkan status kamar yang terkini
4. Mencatat, memeriksa pembayaran tamu serta menangani rekening tamu
5. Membuat laporan yang dibutuhkan oleh hotel
6. Memberikan pelayanan telekomunikasi untuk tamu
7. Memberikan pelayanan barang bawaan tamu
8. Menyelesaikan keluhan tamu

Selain mempunyai fungsi yang penting, front office juga berperan penting dalam hal pelayanan dan pencapaian tujuan hotel yakni memberikan pelayanan yang diharapkan oleh tamu, membentuk citra hotel dan pendapatan yang maksimal.  

Syhrddn